Het korte antwoord
Wie een congres organiseert, stelt ons bij het eerste contact bijna altijd dezelfde vraag: “wat kost het ongeveer?” Een terechte vraag, en het eerlijke antwoord is dat het ervan afhangt. Niet uit voorzichtigheid, maar omdat twee congressen voor honderd mensen heel verschillende systemen kunnen vragen.
Een bijeenkomst van een halve dag in een hotelzaal, met drie sprekers aan tafel en één presentatie, vraagt een compact systeem en één technicus. Een congres van twee dagen met een plenaire zaal, twee parallelle zalen, livestream en opname is een ander project: meer materiaal, meer mensen, meer opbouwuren.
Wat we wel precies kunnen zeggen, is waar de prijs van afhangt. Als u die posten kent, kunt u een offerte lezen, er twee eerlijk vergelijken en beslissen waar het de moeite waard is om te investeren.
De zes posten die de prijs bepalen
In bijna elke congresofferte verdeelt de kost zich over deze posten. Hun gewicht verschilt per evenement, maar de lijst is altijd dezelfde.
- Aantal zalen: elke extra zaal heeft een eigen systeem, een eigen mengtafel en bijna altijd een eigen technicus.
- Duur: de evenementdagen, maar ook de uren voor opbouw en afbraak, zeker als er ’s nachts of vroeg in de ochtend gewerkt wordt.
- Microfoons: hoeveel sprekers samen aan tafel spreken, of er een lessenaar is, hoeveel mensen vragen stellen vanuit de zaal.
- Video: slides op schermen, camera’s, regie en livestream zijn de post die het budget het meest doet stijgen.
- Personeel: sound engineer, videotechnicus, regisseur, stage manager en zaalassistenten. Vaak het grootste deel van de offerte.
- Logistiek: transport, laadtoegang, liften, afstand tot de parking en verplaatsingen buiten de stad.
Waarom het personeel meer weegt dan het materiaal
Velen verwachten dat de apparatuur de grootste post is. Bij een congres met meerdere sessies ligt de kost van de mensen echter vaak hoger dan die van het materiaal. Technici werken niet alleen tijdens de presentaties: ze komen vroeger om op te bouwen, repeteren met de sprekers, blijven voor programmawijzigingen en breken op het einde af.
Daarom kan een congresdag van acht uur een werkdag van twaalf of dertien uur worden voor het technische team. Een goede offerte vermeldt dat duidelijk, met aankomst- en eindtijden, in plaats van het te verstoppen in één bedrag.
Livestream: wat er echt verandert
Een livestream toevoegen is meer dan een camera op het internet aansluiten. U hebt een regie met een video switcher nodig, een cameraoperator die de sprekers volgt, een aparte audiomix voor wie online volgt en een stabiele bekabelde verbinding. Wilt u meerdere invalshoeken, dan worden het twee of drie camera’s.
Om een idee te geven: in onze catalogus staat een basiskit voor livestreaming met een publieke prijs van € 5.619, bedoeld voor congressen en persconferenties, met drie camera’s, een videomixer, verlichting voor de sprekers en draadloze microfoons voor zes personen. De definitieve offerte bevestigt data, logistiek en technische ondersteuning.
Zo vergelijkt u twee offertes
Als er twee offertes met heel verschillende bedragen binnenkomen, beschrijven ze bijna nooit hetzelfde werk. Kijk eerst of beide deze vragen beantwoorden, voordat u naar het totaal kijkt.
- Hoeveel technici zijn er voorzien, en voor hoeveel uur?
- Zijn opbouw, repetities en afbraak inbegrepen?
- Hoeveel draadloze en tafelmicrofoons, met reservebatterijen?
- Is er een backup voor kritieke onderdelen, zoals de mengtafel of de slidecomputer?
- Zijn transport, verplaatsingen en parkeren inbegrepen of apart?
- Is de opname van de sessies inbegrepen, en in welk formaat wordt ze geleverd?
Waar u kunt besparen, en waar niet
U bespaart door de zaal goed te kiezen: een ruimte met weinig galm en een regelmatige vorm vraagt minder speakers en minder correcties. Het helpt ook om het programma vroeg vast te leggen, want een duidelijk mic plan voorkomt extra materiaal dat “voor de zekerheid” wordt meegenomen.
Besparen op verstaanbaarheid en technici loont niet. Een congres waar de sprekers niet te horen zijn, of waar de microfoon in de eerste sessie in feedback gaat, kost aan imago veel meer dan het op de offerte bespaart.
Nog één ding om meteen aan de locatie te vragen: sommige hotels en congrescentra rekenen een vergoeding aan als u een externe technische leverancier meebrengt. Die kost wilt u kennen voordat u offertes vergelijkt.
Zo krijgt u in enkele minuten een schatting
Hebt u snel een eerste grootteorde nodig, dan vraagt de configurator op onze site naar het soort evenement, het aantal personen, de zalen en de duur, en geeft hij een indicatieve schatting in drie serviceniveaus. Voor een congres met meerdere zalen of een livestream is de volgende stap een gesprek of een plaatsbezoek: daar wordt de offerte precies.
