Hybride ne veut pas dire « avec du streaming »
Un congrès hybride a deux publics qui doivent vivre le même événement : ceux qui sont dans la salle et ceux qui suivent depuis chez eux ou le bureau. Souvent, il y a aussi un troisième groupe, les intervenants à distance, qui doivent entendre la salle et se faire entendre sans retard ni écho.
Le résultat dépend peu de la plateforme et beaucoup de quatre choses : la connexion, le son, la régie et les répétitions. Voici la checklist que nous suivons, étape par étape.
Deux semaines avant
Ce sont les décisions qui, si on les repousse, deviennent des problèmes le jour J.
- Choisir la plateforme (Zoom, Teams, YouTube ou une plateforme de congrès) et décider qui la gère.
- Demander au lieu une ligne filaire dédiée, pas le Wi-Fi des invités.
- Vérifier le débit montant : au moins le double du débit du direct, par exemple 12 Mbit/s pour du Full HD à 6 Mbit/s.
- Prévoir une connexion de secours, comme un routeur 4G/5G prêt à prendre le relais.
- Rassembler la liste des intervenants à distance, avec leur fuseau horaire et l’appareil qu’ils utiliseront.
- Décider si les sessions sont enregistrées, et dans quel format les fichiers sont attendus.
Le son ne pardonne pas
Le public en ligne pardonne un cadrage imparfait, pas un son qui va et vient. C’est pourquoi le direct a son propre mixage, distinct de celui de la salle (FOH) : en salle travaillent les enceintes, le direct d’un signal propre, avec un niveau constant d’un intervenant à l’autre.
Les intervenants à distance reçoivent un mixage dédié, appelé « mix-minus » : ils entendent toute la salle sauf leur propre voix. C’est ce qui évite l’écho gênant qu’on entend dans tant de visioconférences.
Les questions du Q&A se posent toujours au micro, même dans une petite salle. Sans micro, le public à distance n’entend pas la question, et la réponse de l’intervenant perd son sens.
Régie, slides et cadrages
Une régie vidéo gère au même endroit les caméras, les slides et les liaisons. Pour un congrès, deux ou trois caméras suffisent en général : un plan large (wide shot) de la scène, une sur l’intervenant et, si besoin, une sur le public pour les questions. Les caméras PTZ, pilotées à distance, permettent de tout faire avec un seul opérateur.
- Rassembler toutes les présentations la veille, sur un seul ordinateur de régie.
- Placer un écran de retour (confidence monitor) devant la scène, pour que les intervenants voient leur slide sans se retourner.
- Préparer les synthés (lower thirds) avec le nom et la fonction de chaque intervenant.
- Garder prête une holding slide « nous revenons tout de suite » pour les pauses et les imprévus.
La veille : les répétitions
Le test le plus utile est aussi le plus simple : connecter chaque intervenant à distance avec le même ordinateur, la même connexion et la même pièce que le lendemain. En dix minutes, on découvre les micros d’ordinateur inadaptés, les connexions lentes et les fenêtres dans le dos.
En salle, on fait le soundcheck avec ceux qui utiliseront vraiment les micros, on règle les niveaux et on fait un direct de test privé (unlisted), du début à la fin, en l’écoutant sur un autre appareil.
Pendant et après
Pendant le congrès, une personne en régie suit le direct sur un appareil extérieur, comme le voit le public. Un modérateur lit les questions arrivées dans le chat et les transmet à l’intervenant. À la fin de chaque session, on sauvegarde l’enregistrement et on vérifie que le fichier est complet.
- Enregistrer en local en plus de la plateforme : si la connexion tombe, l’enregistrement reste.
- Noter dans le conducteur (run of show) l’heure réelle de chaque intervention, utile pour le montage.
- Remettre les fichiers sous quelques jours, nommés clairement par session et par intervenant.
